Privacybeleid — iamfredperry

iamfredperry B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 42100151 (vestigingsnummer 000066038693), is de verwerkingsverantwoordelijke voor deze website en voor de accounts die we geven aan klanten, potentiële klanten en de bedrijven waarmee we samenwerken (zoals onze accountant). Als in Nederland gevestigd bedrijf dat werkt met klanten in zowel Nederland als het Verenigd Koninkrijk, verwerken we persoonsgegevens in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en, voor klanten gevestigd in het VK, de UK GDPR en de Data Protection Act 2018.

Wat we verzamelen

Contactformulier

Wanneer je het contactformulier verzendt, verzamelen we de naam, bedrijfsnaam, het e-mailadres en het bericht die je opgeeft en, als je dat zelf aangeeft, je telefoonnummer, teamgrootte en de dienst waarin je geïnteresseerd bent. We gebruiken dit alleen om op je aanvraag te reageren.

Je account

Als we samenwerken, een project bespreken, of je als bedrijf met ons samenwerkt (bijvoorbeeld als onze accountant), kunnen we je een account geven. Om dat mogelijk te maken, bewaren we:

De bedrijfsgegevens van het account: de naam, het e-mailadres, telefoonnummer, de website, het bedrijfsadres, de rechtsvorm en het registratienummer (zoals een KvK-nummer).
Voor iedere persoon aan wie we toegang geven: de naam, het e-mailadres (de inlognaam) en een veilig gehasht wachtwoord. Eén persoon kan met hetzelfde e-mailadres en wachtwoord toegang hebben tot meer dan één account.
De offertes, contracten en facturen die we uitwisselen, inclusief projectomschrijvingen, prijzen, betalingsschema’s en datums.
Documenten die we met het account delen, zoals brieven, overzichten of officiële stukken die we naar onze accountant sturen. Deze documenten kunnen zelf persoonsgegevens bevatten.
Een overzicht van activiteit op het account, met datum, tijd en de persoon die het deed: inloggen, een account instellen of een wachtwoord herstellen, een offerte, contract of document openen, de betaallink van een factuur openen, en een offerte accepteren of afwijzen of een contract ondertekenen.

Als je in je account een offerte accepteert of afwijst, of een contract ondertekent, leggen we daarnaast de datum en tijd vast, het IP-adres en het apparaat of de browser waarmee dat is gedaan en, bij een acceptatie, de exacte tekst van de overeenkomst waarmee je hebt ingestemd. We bewaren dit alleen als bewijs dat er een geldige overeenkomst is gesloten, voor het geval dat ooit nodig is. Zie onze Voorwaarden voor hoe dit een bindende elektronische acceptatie ondersteunt.

Hoe we het gebruiken

We gebruiken deze gegevens om op aanvragen te reageren, om offertes, contracten en facturen op te stellen en te beheren, om documenten te delen met de mensen die ze nodig hebben, om je account te laten werken en te beveiligen, en om de financiële en administratieve gegevens bij te houden die we wettelijk moeten bewaren. Met het activiteitenoverzicht zien we dat een document, offerte of factuur is bekeken, en door wie, zodat we weten wanneer we contact moeten opnemen. We verkopen je gegevens niet, en we gebruiken ze niet voor marketing zonder je afzonderlijke toestemming.

Onze wettelijke grondslag

We baseren ons op: de uitvoering van een overeenkomst, om een opdracht en je account te beheren; wettelijke verplichting, om financiële en administratieve gegevens te bewaren zo lang de Nederlandse wet dat voorschrijft; en gerechtvaardigd belang, voor accountbeveiliging (zoals het beperken van mislukte inlogpogingen), voor het activiteitenoverzicht, en voor het bewaren van bewijs van geaccepteerde offertes en ondertekende contracten zodat een overeenkomst verdedigd kan worden bij een geschil. Waar geen van deze gronden van toepassing is, baseren we ons op jouw toestemming, die je op elk moment kunt intrekken.

Hoe lang we het bewaren

Aanvragen via het contactformulier worden alleen bewaard zolang nodig is om het gesprek af te handelen. Account-, offerte-, contract- en factuurgegevens worden bewaard zolang we samenwerken, en daarna zo lang de Nederlandse wet vereist dat financiële en administratieve gegevens bewaard blijven (over het algemeen zeven jaar). De toegang van een persoon wordt verwijderd zodra die niet meer nodig is, en diegene wordt meteen uitgelogd. Gedeelde documenten blijven zichtbaar in een account totdat we het delen stoppen. Het activiteitenoverzicht wordt bewaard zolang het account actief is, behalve waar het deel uitmaakt van het bewijs voor een overeenkomst. Inlog- en beveiligingslogs worden slechts kort bewaard, ter voorkoming van fraude.

Beveiliging

Iedere persoon heeft een eigen login. Wachtwoorden worden opgeslagen met gangbare one-way hashing, zodat we je daadwerkelijke wachtwoord niet kunnen zien of herstellen. Herhaalde mislukte inlogpogingen worden automatisch beperkt, het verwijderen van iemands toegang logt diegene meteen uit, en alle verkeer naar deze site en je account is versleuteld (HTTPS). Onze eigen toegang tot deze gegevens is beveiligd met tweestapsverificatie.

Derde partijen

Facturen kunnen een betaallink van Revolut bevatten. Als je deze gebruikt, verwerkt Revolut die betaling rechtstreeks en zien of bewaren wij je kaart- of bankgegevens niet. Wanneer we een document aan onze administratie toevoegen, kunnen we de dienst Claude van Anthropic gebruiken om het te lezen en de gegevens in te vullen, en Google Cloud Translation om een Engelse vertaling te maken van een document in een andere taal. Beide verwerken het document alleen daarvoor, onder zakelijke voorwaarden die niet toestaan dat ze het gebruiken om hun modellen te trainen. Onze hostingpartij bewaart de onderliggende bestanden en database namens ons. Elk van deze partijen handelt uitsluitend als verwerker, volgens onze instructies.

Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die we van je hebben, bezwaar maken tegen of beperking vragen van bepaalde verwerkingen, en een kopie van je gegevens opvragen in een overdraagbaar formaat, door contact met ons op te nemen via het contactformulier. Ben je niet tevreden met onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, als je in het VK gevestigd bent, bij de Information Commissioner’s Office (ICO).

Cookies

De openbare pagina’s van deze website gebruiken geen tracking- of analysecookies. Een kleine entry in lokale opslag onthoudt dat je de cookiemelding hebt gesloten, en als je wisselt tussen Engels en Nederlands, wordt die keuze onthouden in één klein, strikt noodzakelijk cookie (site_lang), zodat de site de volgende keer in de juiste taal opent. Geen van beide wordt gebruikt voor tracking of analyse. Je account gebruikt één strikt noodzakelijke sessiecookie om je ingelogd te houden tijdens gebruik, en als je bij het inloggen “Stay signed in for 7 days” aanvinkt, houdt nog één cookie (crm_remember) je maximaal 7 dagen ingelogd op dat apparaat. Het bevat alleen een willekeurige code en wordt verwijderd wanneer je uitlogt. Daarom zijn al deze cookies uitgezonderd van de cookietoestemmingsvereisten. Als dit ooit verandert, bijvoorbeeld als er analytics wordt toegevoegd, wordt deze pagina aangepast.